この質問に1つでも当てはまる会社は
かなり危険です
その人に聞かないとわからない仕事が多い
その人がいないと会社が回らない
その人しかできない仕事が多い
退職者が出ると部署が混乱する
人材が育たない
会社の財産が日々失われています
属人化しない生産性の高い
組織を作りましょう
ナレッジマネジメントが
できている会社
ナレッジマネジメントが
できていない会社
で実現できること
お客様対応
レベルの
統一化知識/ノウハウの
蓄積・集約場所や時間の
制限を受けない社員教育の
効率化非属人的な組織
ちんたいちょう 活用事例 (クラスコ)
ちんたいちょう活用で
対応レベルを統一化！
機能紹介
お客様対応レベルの統一化
創業56年の不動産会社のノウハウが凝縮された、不動管理業務における実践的なマニュアルを使用できます。入居者様からのお問い合わせ種類別に、わかりやすいフローでまとめあげています。これをみながら対応することで、社員の対応レベルを統一化することができます。
お客様対応
賃貸管理の現場で実際に蓄積されたトラブルやコール対応のノウハウを実用的なフロー、マニュアルとしてまとめ上げました。経験に関係なく、簡単に使いこなすことができる実践型のマニュアルです。
ちんたいちょう導入前
マニュアルがどこに格納されているのかわからない
案件対応方法も、各々の先輩や上司の判断に任せており、統一された対応が出来ていない
案件の進め方が定まっていなかったため、二次クレームにつながった
ちんたいちょう導入後
基本的な対応フロー・マニュアルをすべてちんたいちょうへ格納
お客様からの問い合わせはちんたいちょうを見て対応
結果
お客様に対して統一した対応ができるようになった
案件対応に悩む時間や、上司への相談件数も少なくなったことによりチーム全員の負担が減った
上司への取次トラブルを64%削減／再クレーム率38%削減
入社後間もないスタッフでも一定のレベルの対応が可能に
知識/ノウハウの蓄積・集約
賃貸管理、その他不動産に関する3943項目の用語集や自社マニュアルの格納機能も搭載。各部署のマニュアルや、各個人が持っている知識・ノウハウを集約させることで会社の資産を守ることができます。
マニュアル
自社マニュアルの格納が可能です。ちんたいちょうに部署ごとのマニュアルや社内ルールを追加することにより、いつでも、誰でも、アクセスできるようになります。
用語集
賃貸管理、その他不動産に関する基本的な用語の解説を3943項目掲載しています。50音順だけでなくカテゴリ別に閲覧することも可能です。
帳票サンプル
契約書ひな形から入居者へ配布する案内文まで、200種類以上の帳票サンプルを備えており、スムーズに作成することができます。
時間や場所の制限を受けない
インターネット環境でいつでもどこでもアクセス可能。
わからないことは上司ではなく、ちんたいちょうで確認すればすべて解決!
上司が不在の時や、テレワークの際にも大活躍します。
社員教育の効率化
●新人育成時間大幅削減
新入社員がスムーズにお客様対応できるようになるまでは教育時間を多く要するが、マニュアルを徹底することで、一定の対応はすぐにできるようになる。クラスコでは、新人教育に要する時間を50％短縮することに成功。
3,000分→1,500分へ業務効率化
●個人の負担軽減
ちんたいちょう導入前
担当者ベースで案内文・貼紙を作成→上長が内容チェックし配布
ちんたいちょう導入後
ちんたいちょうから帳票をダウンロードし、物件名・日付等を変更して配布
経験年数に関係なく誰でも同じレベルで案内分や貼紙を作成できる状態に。
作成にかかる時間も大幅短縮!!
１件あたり30分から1分の業務効率化
（クラスコの実績）
非属人的な組織
よくあるお問い合わせへの対応例を掲載しています。実際の対応に基づいたトークスクリプトが掲載されているので、切り返しの方法がまなべます。自社独自のQ&Aの追加も可能なので、問い合わせの多い内容を入れておくことで、「〇〇さんに聞かないとわからない」なんてことをなくすことができます。
Q&Aリスト
よくあるお問い合わせへの対応例を紹介しています。実際の対応に基づいたトークスクリプトが掲載され、切り返しの方法が学べます。
実際の収録内容を特別公開‼
- 氏名が変わったがどうしたらいいか？
- 契約更新合意書には新しい氏名でご記入ください。また、免許書又は住民票のコピーを同封してください。口座振替の方は、口座振替依頼書の提出もご依頼する。
- 解約する事を電話で言ってあったが、申込手続きが必要だとは聞いていない
- 契約上でも「書面にて」と記載があります。電話で応対した場合にも必ず書面にて手続きが必要な旨お伝えしています。
- 壁に画びょう・ネジを取り付けてもいいですか？
- 取り付けても問題はございませんが、退去後の精算時に原状復帰の費用が発生する場合がございます。
カスタマイズ機能
すべての機能が自社仕様にカスタマイズ可能です。
お客様対応
帳票
サンプル
Q&Aリスト
用語集
マニュアル
-
【お客様対応のカスタマイズ】
簡単操作ですべての対応フローを自社仕様にカスタマイズすることができます。 -
【マニュアルのカスタマイズ】
自社に合わせて社内 マニュアル・ルールを追加することができます。 -
【Q&Aリストカスタマイズ】
自社に合わせたてQ&Aをカスタマイズすることができます。
利用者さまの声（Aさま）
不動産テックの活用で
現場の対応力が飛躍的にUP！
お客様対応は、どのような人員体制で行われていますか？
社員4名、パートスタッフ8名でやっています。
ちんたいちょうを導入される前はどのように対応されていましたか？
お客様の方からクレームやメンテナンス依頼などの問いあわせが1日に何件も来ている中で、まずパートスタッフが対応し、わからない場合は社員に聞いていました。また、社員でもわからない場合はマネージャーに聞くといった流れで毎日マネージャーへ相談があるような状況でした。
実際にちんたいちょうを導入してみていかがですか？
「ちんたいちょう」がリリースされてから、すぐに導入させていただきました。まずは全スタッフに必ず見てもらうところからスタートし、今ではお客様から連絡が来れば 必ず「ちんたいちょう」を開いた後、対応しています。それでもわからなければ、はじめてマネージャーに聞くような流れになりました。今ではほとんどマネージャーが相談を受けることがなくなったと実感しております。「ちんたいちょう」導入後の活用率は100%です。
具体的な事例などありますか？
入居者様から、エアコンが動かなくなったとお問い合わせをいただいたので、「ちんたいちょう」を使った対応をパートスタッフで行っていただきました。具体的な対応は、ちんたいちょうの対応フローに沿ってヒアリングを行い、エアコンのリセット作業を行っていただきました。この対応で問題なく解決できましたが、もし「ちんたいちょう」がなかった場合、おそらくスタッフがお客様のお部屋に伺い、現地で対応し、解決に至らなければ専門業者を呼ぶという状況になっていたと思います。「ちんたいちょう」に答えがあったことで、迅速かつ費用のかからない対応ができました。
導入後の効果はいかがでしょうか？
「ちんたいちょう」導入前は1日に約8件、マネージャーのもとへ指示を仰ぎに来ていたのですが、今では、月に2〜3件 に減りました。 案件相談に 1日1〜2時間 使っていたものがほぼなくなった印象です。
社内での評判はいかがですか？
「ちんたいちょう」があることで、わざわざ相談に行く必要もなくなり、評判は良いです。また勉強にもなることが好評のポイントのひとつです。もともと知識がある社員も復習として使ったり、今まで恥ずかしくて聞けなかったことも調べられるので導入した効果が出ていると感じます。スタッフも日々色々な出来事を対応していますが、やはりリテックを使うことで、今まで2時間かかっていたことが1時間で終わったり、他サービスの「きろくん」を使った定期清掃も、これまで清掃業者をいくつも回していたのが、1件で完了することができるなど、さまざまな形で効率化できています。
