巡回・空室点検の問題点
点検は大事な業務だが、生産性が低く、後回しになりがち。
点検の準備や記録、報告書の作成など事務作業が多い。
人が定着しにくく、人や経験によって、状況の判断が異なる。
チェック項目が多く、漏れが発生。記憶に頼り確認の抜けがなくならない。
点検の記録が見える化しづらく、記憶に頼って抜けてしまう事が多い。
とは
加盟店舗数
550店舗
利用者数
8,985人
※きろくん含む
賃貸管理において物件の巡回点検は不可欠。
しかし、単純作業ながら各物件のチェックポイントや記録、
報告はスタッフの経験に頼りがちで非効率です。
きろくんなら物件ごとに必要なチェックポイントが共有でき、
表示された通りにスマートフォンで撮影記録すれば、
自動で報告書作成。
巡回スタッフのスケジューリングも行えます。
きろくん2のしくみ
4つのポイント
- 点検〜報告書作成までの手間を大幅に削減！
- どの作業・物件に時間を要しているのかデータ化
- 紙での記録を廃止
- 抜け・漏れを無くす
全国550店舗加盟
利用者数8,985名 ※きろくん含む
誰でもすぐに、物件点検可能!!
人や経験に依存しない、
自動記録、集約、報告書作成アプリ
きろくん 機能一覧
スケジュール管理
-
スケジュール登録
事前にスケジュールを登録することで、スタッフの行動を管理。
チェックイン・チェックアウトの時間も見える化。 -
スケジュール管理・分析
チェックイン・チェックアウトの時間がリアルタイムで表示されます。 スタッフの能力に合わせて、無理のないスケジュールを立てることが可能。 行動管理もでき、点検時間の効率化を図ることができます。
点検
- 定期巡回
- 定期清掃
- 原状回復
- 空室点検
- 水道検針
- 施工後点検
5種類の点検機能を駆使して、業務を大幅効率化
一定の点検項目が定められているため、誰でも同じレベルで点検可能。
現地でスマートフォンを使い、簡単操作。
写真を撮ってその場でクラウド上にアップロード。
記録として残るため、オーナー提案に活用で信頼度アップ。
-
本日の点検リストがスマートフォンに表示される
-
チェックインし、不具合の箇所をそれぞれ選択していく
前回不具合のあった箇所は履歴を確認しながらの点検が可能 -
決まっている点検項目と定型コメントで誰でも同じレベルで点検が可能
-
点検終了
-
【スマートフォン画面】
点検中 -
【PC画面】
点検後
記録として残るため、オーナー提案に活用で信頼度アップ。
-
【スマートフォン画面】
原状回復点検で記録した修繕対象箇所の施工後チェックを行います
-
【PC画面】
施工後の状況は、原状回復記録と合わせて表示され、簡単に状況把握をすることができます。
点検項目が決められているので誰でも抜け・漏れなく点検ができます。
入居前点検に活用することで、クレーム削減。
物件ごとに料金体系を設定。
検針数値を入力するだけで、料金を自動計算。
入居者への請求書も簡単に帳票出力。
伝票出力
入居者へのお知らせなどを格納・印刷可能
現場で案内文の配布が必要になっても、その場で印刷し、ポスト投函が可能です。
書類を事務所に取りに戻る必要がありません。
（※別途プリンターの用意は必要）
報告書作成
点検記録・報告書を自動出力
写真と情報を入れるだけで点検箇所と異常箇所の報告書を自動作成。
事務所に戻ってからの報告書にまとめる業務もなくなり、生産性が大幅アップ。
見やすい提案書でオーナーからの信頼もアップ。
クレーム管理
急を要する現場対応があった場合、現場に近いスタッフへ対応依頼をかけることができます。
位置情報を共有しているため、地図上で最も近くにいるスタッフへ依頼することで、
迅速な対応と移動時間の効率化が図れます。
物件ビューを利用した
入居者対応
事務所にいながら、物件の状況を確認可能
物件の外周や共用部を撮影して埋め込むことができます。
また物件の設備や共用部、お部屋の様子を現地に行かずに確認することができます。
※Nodalviewやシータなどの360°バーチャル、You Tubeなどのコンテンツの埋め込みが可能です。動画はNodalviewを埋め込んだものになります。
実際の物件イメージを見ながら対応することで初期対応の品質アップ
かんたんな案件なら現地確認不要で対応完了
きろくん導入で
実現できること
-
チーム
マネジメント
点検レベル統一
点検時間効率化 -
生産性アップ
年間1885時間の
業務効率化 -
ペーパーレス
デジタルシフト化で
点検書類をゼロに
結果
-
点検スピードを見える化することで
早い人・遅い人の点検効率の差が明らかに -
各自 点検時間を意識することによって
効率化するための改善策を考えるようになった -
マネージャーもアドバイスがしやすくなり
適切な指導・マネジメントが明らかに
生産性アップ
点検の記録・保存、点検結果の取りまとめ、報告書作成を自動化
1855 時間/年間 削減
ペーパーレス
-
Before
点検表は紙ベース
月末には大量の点検表の束が… -
After
スマートフォンが
そのまま点検表に
完全にペーパーレス化を実現
事務所もすっきり整理整頓され
記録の紛失などのリスクもなくなります
利用者様の声
原状回復効率化で
年間300時間削減‼
導入前の課題は何でしたか？
原状回復の仕事においていろいろと問題点がありました。以前は、過去の点検結果と照らし合わせながら点検を行なっていくという方法を用いていたのですが、膨大な過去の点検資料の中から、これから点検に行くお部屋の資料を見つけ出すという作業に多大な時間がかかっていました。また点検の資料は点検者によって内容に個人差が出るため、点検の漏れに繋がり、正確な点検ができないという課題もありました。
紙の点検表ではどんな不具合がおこっていましたか？
点検表は紙ベースで、点検者がそれぞれの主観で記入するので、内容が個人で違いました。記入した人しか分からない内容になっていました。
点検表には異常がない旨も記載していくのですか？
基本的に、点検表にもともと記載の無い箇所は点検せず、異常が無い旨も記録はしていなかったため、全ての箇所をしっかり点検できているのかがわからないことが問題でした。
「きろくん」を実際に使ってみてどうでしたか？
1つ1つ順序に沿って点検していくようになったので点検の抜けがなくなりました。
リアルタイムに点検履歴がアップロードされるのですか？
はい。以前は、点検写真は個人で残しておらず、共有もされていなかったので見られない場合もありました。「きろくん」は点検履歴はもちろん、写真も1つ1つデータで残っていくので、次の点検の担当者も写真を見ることができ、オーナーに提案する際にも写真をお見せできるので、使いやすいです。
退去後のお客様からの問い合わせ反応はどうなりましたか？
「きろくん」に写真が残っていくので、退去された後の写真というのを1つ1つ残しておくことによって、敷金精算の時にも、トラブルを未然に防止することができるようになっています。
きろくんを使うことで業務効率はどうなりましたか？
「きろくん」を使用することによって、点検資料を探したり、点検内容をデータに起こしたりといった作業がなくなり、1日1時間ほど短縮されたので、その分オーナーへの提案や、入居者への対応に活用できるようになりました。
きろくん活用事例
機能の修正・追加
マニュアルの更新
随時実施‼
